Memperlakukan dokumen penting dengan baik

Apa saja yang harus kita perhatikan berkaitan dengan dokumen yang kita anggap penting.

Jaman sekarang kita memiliki banyak sekali dokumen penting, seperti KTP, KSK, Akte, Ijazah, Surat Nikah, Paspor, SIM dan dokumen-dokumen penting lainnya.

Apabila kita tidak teliti, maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi hal hal yang membuat kita tidak nyaman, misalnya tiba-tiba kita harus berurusan dengan Kepolisian karena kita tidak sadar berkendara dengan menggunakan SIM yang sudah kedaluarsa. Atau kita harus kehilangan kesempatan emas untuk suatu bonus berharga jalan-jalan ke luar negeri hanya gara gara paspor sudah kedaluarsa dan untuk mengurus nya perlu waktu dan kecermatan dalam menyiapkan dokumen.

Untuk menghindari hal-hal yang tidak kita kehendaki seperti tersebut di atas, maka ada baiknya perhatikan beberapa tips di bawah ini :

- Catat masa kedaluarsa dalam Kalender HP/PC
Sekarang hampir setiap orang pasti memiliki HP atau tablet dan bahkan masih dilengkapi dengan Laptop maupun netbook. Nah manfaatkan perangkat tersebut untuk mencatat dan memberikan reminder atau pengingat terhadap tanggal kedaluarsa dokumen dokumen penting kita. Untuk paspor misalnya berikan reminder 7 bulan sebelum masa kedaluarsa. Karena paspor yang masa kedaluarsanya meskipun masih kurang enam bulan lagi, sudah tidak bisa digunakan untuk bepergian ke luar negeri. Untuk sim, berikan reminder dua minggu sebelum masa kedaluarsa. Untuk dokumen yang lain silakan diatur sendiri. Sehingga kita masih punya cukup waktu untuk mengurus perpanjangan dokumen yang kedaluarsa tersebut.

- Simpan dan copy 
Simpanlah dokumen penting yang asli anda dengan baik. Paspor sebaiknya jangan sampai rusak atau hilang, karena proses penggantian paspor rusak atau hilang cukup memakan waktu dan tenaga. Siapkan copy nya kalau perlu dalam beberapa metode penyimpanan, hardcopy softcopy (scanned file) di simpan di dalam flash disk atau disimpan di email dengan password yang cukup strong. 

- Cermati ejaan atau cetakan

Pada saat kita mengajukan dan menerima dokumen asli dari instansi yang menerbitkan dokumen, perhatikan ejaan dan cetakannya apakah semua sudah sesuai, terutama penulisan nama, tempat tanggal lahir, dan alamat. Ada cerota pengalaman yang sepele tapi berujung sangat panjang. Pada saat menikah di kampung, karena usia yang muda dan belum punya wawasan yang cukup, ada ketidak telitian saat proses pengajuan pernikahan kalau di kampung di urus oleh Pak Modin. Penulisan nama yang benar sesuai ijazah adalah Mohammad, kemudian ternyata oleh perangkat desa di dalam pengajuan ke KUA, nama yang tertera adalah Muhammad. Akhirnya sampai pada terbit buku nikah dengan nama Muhammad.

Dan punya anak  sampai anak ke 4 dengan nama orang tua tertera nama Muhammad, baru pada saat anak kelima mulai sadar bahwa terjadi kekeliruan penulisan di buku nikah dan berlanjut ke penulisan akte kelahiran yang nanti akan dijadikan acuan dalam penulisan nama orang tua dalam ijazah pada saat anak lulus sekolah.


Mungkin bagi sebagian orang hal itu tidak terlalu penting, tapi alangkah baiknya kalau kita membiasakan diri untuk right from the first time ( benar sejak awal ). Dengan kondisi seperti tersebut di atas, misal akan ada keperluan untuk mengurus pengajuan paspor akan mengalami kendala, belum lagi, jika ada rencana melanjutkan pendidikan anak ke luar negeri dan mungkin akan ada kendala juga masalah ahli waris dan selanjut nya.

Ok cukup sekian dulu nanti ditambah lagi ... keburu mau ikut seminar